Gérer les réservations Airbnb
Vous venez de créer votre annonce sur Airbnb grâce à BnbHelp, bravo ! Mais ce n’est que la première étape. Gérer une réservation sur Airbnb est un processus qui implique plusieurs étapes, depuis la demande de réservation jusqu’au départ du voyageur. Voici un guide étape par étape pour vous aider à naviguer dans ce processus :
Demande de réservation(ou d'information) Airbnb
Le grand moment est arrivé : vous venez de recevoir votre première demande de réservation Airbnb pour votre logement.
Avant tout, connaissez-vous la différence sur Airbnb entre une “demande de réservation” et une “demande d’information” ? Lorsqu’un voyageur vous fait une demande de réservation, cela signifie qu’il est prêt à réserver votre logement. Vous n’aurez plus qu’à accepter ou refuser sa demande.
S’il vous fait une demande d’informations, comme son nom l’indique, c’est qu’il a besoin de renseignements supplémentaires ou vous poser des questions. Vous devrez donc soit pré-approuver sa demande (et le voyageur aura alors 24h pour finaliser sa réservation), soit la refuser.
Le voyageur peut aussi faire une réservation instantanée et vous n’aurez alors pas d’actions à effectuer, la réservation sera acceptée d’office.
Exemple d’une demande de réservation sur Airbnb
Prénom du voyageur
Dates du séjour
Informations sur le voyageur
Bouton accepter ou refuser
Message de votre voyageur
Lorsque vous recevez un email d’airbnb vous informant qu’un voyageur a fait une demande de réservation, vous aurez 24 heures pour valider la demande (ou la refuser). En cliquant sur le bouton rouge “Accepter/refuser”, vous serez redirigé vers le site d’Airbnb. Vous pourrez alors voir différentes informations telles que le dernier commentaire reçu par le voyageur (s’il a déjà des commentaires) ou le montant de la réservation. Vous pourrez également lui envoyer un message depuis la messagerie airbnb, si vous avez des questions à lui poser avant de valider sa réservation.
Si vous n'acceptez pas ou ne refusez pas une demande de réservation avant la durée impartie de 24h, Airbnb vous pénalisera et votre annonce sera déclassée des résultats de recherche. A savoir qu'un simple message dans la conversation ne suffit pas, il faut bien cliquer sur le bouton "accepter" (ou "refuser). Si vous n'utilisez pas un ordinateur de façon régulière, nous vous conseillons d'installer l'application mobile d'Airbnb et d'activer les notifications. Ainsi vous pourrez être réactif en cas de demandes de réservations.
Après avoir accepté la réservation de votre voyageur, vous recevrez un email récapitulatif d’Airbnb avec notamment le prénom/nom du voyageur principal, les dates du séjour et le montant détaillé du versement avec le prix des nuits, les frais de ménage et les frais de service.
Si la demande ne vous convient pas ou que les dates ne sont finalement pas disponibles, vous avez la possibilité de la refuser en expliquant par message la raison à votre voyageur et à Airbnb. Il est recommandé de répondre rapidement aux demandes pour maintenir un bon taux de réponse (idéalement il faudrait être à 100%, mais jusqu’à 90% ça reste acceptable). Refuser une demande de réservation n’est pas pénalisé par airbnb mais le fait d’en refuser trop souvent, relayera votre annonce au milieu ou à la fin du classement des annonces sur Airbnb.
Échanges avec levoyageur
La communication avec le voyageur est un des éléments clés sur Airbnb. Il est toujours préférable de trop communiquer, plutôt que de ne pas assez communiquer.
Dès lors que la réservation est confirmée, nous vous conseillons d’envoyer un message à votre voyageur depuis la messagerie airbnb :
– S’il arrive dans plusieurs semaines ou plusieurs mois, remerciez le de sa réservation et indiquez lui que vous reviendrez vers lui 2 semaines avant son arrivée pour voir les détails de celle-ci (horaire, moyens de transport, etc) mais que s’il a besoin d’informations supplémentaires sur votre logement, sur la région ou autres, qu’il n’hésite pas à vous envoyer un message.
– S’il arrive dans les prochains jours, remerciez le de sa réservation et demandez lui s’il connait approximativement l’horaire de son arrivée. Donnez lui toutes les informations pratiques pour accéder à votre logement (adresse, moyens de transport, parking, nom sur l’interphone). A cette étape, ne lui communiquez pas encore le code de la boite à clés si vous avez décidé de faire une entrée autonome des voyageurs dans votre logement.
– 2 ou 3 jours avant l’arrivée, communiquez lui le code d’accès à la boite à clés si vous en avez installé une. Essayez de lui envoyer avec le code, des images pour situer la boite à clés dans votre immeuble ou votre jardin.
– Le jour de son arrivée, envoyez lui un message pour lui souhaitez un bon vol/trajet et une bonne arrivée dans votre logement
– 24 heures après son arrivée, envoyez lui un message pour lui demander si sa première nuit s’est bien passée et s’il a besoin de quoi que ce soit, qu’il n’hésite pas à vous envoyer un message.
Après ces messages, on laisse profiter notre voyageur de son séjour. Cela ne sert à rien de lui envoyer des messages chaque jour, au mieux il ne les liras pas, au pire ça l’agacera.
– La veille du départ du voyageur, envoyez lui un message pour savoir si son séjour s’est bien passé et pour définir son horaire de départ (avec remise des clés en main propre ou dans la boite à clés, dernières consignes comme vider le lave-vaisselle ou sortir la poubelle).
– Facultatif : si vous ne voyez pas le voyageur lors de son départ et que vous avez retrouvé le logement dans un bon état, n’hésitez pas à le remercier de sa venue et de l’état de l’appartement par message.
Attention : Il est essentiel de maintenir toutes les communications avec vos voyageurs exclusivement via la messagerie d’Airbnb. En cas de problèmes, Airbnb pourra consulter les échanges avec votre voyageur, ce qui ne sera pas le cas par SMS et sur les applications de messagerie de type WhatsApp ou Telegram.
Messagerie Airbnb (discussion avec un voyageur, en mode hôte)
Message du voyageur
Menu de votrre espace hôte
Informations sur le voyageur
Conversations avec les autres voyageurs
Message de l'hôte (vous)
Préparation dulogementavant l'arrivée des voyageurs
Dans le monde de la location courte durée, les détails font toute la différence. Transformer une location Airbnb ordinaire en une expérience mémorable commence avant l'arrivée des voyageurs.
Assurez-vous que votre logement est propre, bien rangé et conforme à la description que vous avez fournie sur Airbnb avant de recevoir vos voyageurs. Si vous avez indiqué dans la liste des équipements, que les équipements de base (linge de lit, serviettes, fournitures de base) étaient présents, ne les oubliez pas.
Les avis divergent sur Internet (“c’est totalement inutile”, “RIDICULE”), mais nous en tant qu’hôtes, nous accueillons nos voyageurs avec des produits locaux et un frigidaire rempli (produits de base pour le petit-déjeuner). Nous estimons que ce sont des gestes d’hospitalité qui peuvent grandement améliorer l’expérience des voyageurs sur Airbnb. Ces attentions personnalisées ne sont pas seulement appréciées; elles contribuent également à créer une impression positive, ce qui peut se refléter dans les commentaires et les notes laissés par les voyageurs. Bien que ces gestes soient appréciés, ils représentent un coût supplémentaire. Il est important d’évaluer si ces coûts s’intègrent bien dans votre budget et votre stratégie de tarification.
Versementdu montant de la réservation Airbnb
24 heures après l’arrivée des voyageurs dans votre logement, votre versement se débloquera automatiquement (vous devrez juste au préalable ajouter un mode de versement sur votre compte airbnb) et vous parviendra sur votre compte PayPal ou par virement bancaire sous 1 à 2 jours ouvrés. Il peut arriver qu’il y ait un délai supplémentaire suivant les banques mais c’est assez rare. Les versements d’Airbnb sont généralement très rapides (et c’est appréciable).
Par exemple, si vous accueillez vos voyageurs le lundi 15 juillet, le versement sera débloqué le 16 juillet et arrivera sur votre compte bancaire le 17 ou le 18 juillet.
Ecriture ducommentairesur le voyageur
Après le départ du voyageur, vous recevrez sous 24h un email d’airbnb vous demandant de noter celui-ci et de lui laisser un commentaire. Les commentaires construisent et maintiennent la confiance au sein de la communauté Airbnb. Pour les hôtes comme pour les voyageurs, les avis laissés par les précédents utilisateurs offrent une transparence cruciale.